Κανονισμοί σχετικά με την κυκλοφορία εγγράφων του οργανισμού. Παράδειγμα ροής εργασίας σε έναν οργανισμό

Ένα έγγραφο είναι η πληροφορία που παρέχεται στομορφή που αντιστοιχεί στο περιεχόμενο και τον σκοπό. Δημιουργείται ένα έγγραφο με σκοπό, κάποιον για κάποιον. Αλλά όχι πάντα η πηγή του εγγράφου ή / και ο παραλήπτης του θα είναι το πρόσωπο. Το σύγχρονο επίπεδο είναι όταν είναι δυνατόν και απαραίτητο να συμπεριληφθούν αποτελεσματικά και αποτελεσματικά μηχανές και μηχανισμοί στον βρόχο ελέγχου.

Διαδικασία, χαρακτηριστικά και ταχύτητα κίνησηςτο έγγραφο εξαρτάται από τη μορφή, το περιεχόμενο και τη λειτουργία του "περιβάλλοντος κυκλοφορίας". Η επιτυχία της οργάνωσης, οι οικονομικοί δείκτες και η κοινωνική αποδοτικότητα εξαρτάται από το πόσο καλά οργανώνεται η διαχείριση εγγράφων στον οργανισμό και αυτό: η ποιότητα και η ζωή της εταιρείας.

Σχετικά με την κυκλοφορία εγγράφων και εγγράφων

Διοίκηση, μορφή και τάξηη ροή εργασίας στο παράδειγμα της οργάνωσης δεν ρυθμίζεται από το νόμο. Υπάρχουν GOST, κανονισμοί και υποχρεωτικές συστάσεις. Όσον αφορά τα λογιστικά έγγραφα, έγγραφα για την εγγραφή δανείου ή ιατρικές γνωματεύσεις, υπάρχουν κανόνες της νομοθεσίας.

Ένα έγγραφο δεν είναι πάντα αυστηρά γραπτή. Μπορεί να είναι:

• μια μορφή στην οποία συμπληρώνονται συγκεκριμένα πεδία με έναν συγκεκριμένο τρόπο, με ακριβές σημασιολογικό και συντακτικό περιεχόμενο.
• μια σελίδα που γίνεται σύμφωνα με ένα συγκεκριμένο έντυπο για μια συγκεκριμένη αίτηση (επιστολή, σειρά, όροι αναφοράς, κατάλογος προσωπικού, ...) ·
• (επεξηγηματική σημείωση του υπαλλήλου, ευγνωμοσύνη για τα επιτεύγματα της εργασίας, επίλυση της αίτησης, ...).

Και οι τρεις εκδοχές των εγγράφων μπορεί να έχουν χαρτίή ηλεκτρονική παρουσίαση και, χάρη στη διαθεσιμότητα τεχνικών και νομικών εργαλείων, είναι απόλυτα ισοδύναμα, αν και υπάρχουν ακόμα περιπτώσεις όπου είναι δυνατή μόνο μια έντυπη μορφή.

Παρά την έλλειψη νομοθεσίαςρυθμίζουν τη μορφή και το περιεχόμενο του εγγράφου και του εγγράφου, υπάρχει ένα άκαμπτο, κοινή πρακτική και όχι για να συζητήσουν τη δημιουργία, την κυκλοφορία, την αποθήκευση ή την καταστροφή των εγγράφων που κάθε επιχείρηση είναι ελεύθερη να προσαρμόσετε για τον εαυτό τους απολύτως οποιοδήποτε τρόπο.

Ιδανικό παράδειγμα ροής εργασίας σε έναν οργανισμό

Είναι ουσιαστικά αδύνατο να επιτευχθεί το ιδανικό:

• σε κάθε σφαίρα της ζωής και της δραστηριότητας,
• ανά πάσα στιγμή,
• σε οποιοδήποτε σημείο του χώρου,

Δεδομένου ότι κάθε νέα προσέγγιση δίνειτην ευκαιρία να δούμε νέους ορίζοντες. Υπάρχει μια επιθυμία και μια ανάγκη να τα ακολουθήσεις. Η κυκλοφορία εγγράφων δεν αποτελεί εξαίρεση. Αντίθετα, ένα ενδεικτικό και ζωντανό παράδειγμα μιας δυναμικής σταθεροποίησης της διαδικασίας ροής πληροφοριών.

Δεν έχει σημασία πώς γίνεται η στερέωσηπληροφορίες: σε χαρτί ή σε ηλεκτρονική μορφή. Επί του παρόντος, και τα δύο έντυπα έχουν την ίδια νομική σημασία, αν και σε ορισμένες περιπτώσεις η έκδοση σε χαρτί έχει πλεονεκτήματα.

Ένα παράδειγμα ροής εργασίας σε έναν οργανισμόθεωρεί τον εαυτό της, στη σφαίρα της δραστηριότητας, σέβεται τα κρατικά όργανα, τους συνεργάτες τους, τους προμηθευτές και τους καταναλωτές (πελάτες) δεν είναι απαραίτητο πάντα να δίνεται στο ηλεκτρονικό σύστημα που ελέγχει, λαμβάνει υπόψη τα έγγραφα και παρέχει έναν κύκλο κίνησης από την αρχή (αρχή) μέχρι κατάθεση ή καταστροφή.

Δεν έχουν όλοι οι οργανισμοίη κατανόηση ότι πολλά έγγραφα μπορούν να εκτελούνται απευθείας από μηχανές και μηχανισμούς χωρίς ανθρώπινη συμμετοχή, καθώς και όχι μόνο οι πηγές (συγγραφείς) θα πρέπει να είναι μόνο άνθρωποι.

Η συνήθης κατανόηση της αυτοματοποίησης της ροής εργασίας στη συντριπτική πλειονότητα των περιπτώσεων είναι στο επίπεδο μιας απλής «ιδέας σήματος» όταν το πρόγραμμα ανατίθεται μόνο να αναφέρει την εμφάνιση των γεγονότων.

Εσωτερικός και εξωτερικός κύκλος εργασιών εγγράφων

Και τα δύο κυκλώματα είναι σημαντικά για την επιτυχή οργάνωση. Ο εξωτερικός κύκλος εργασιών έχει στατική και εσωτερική δυναμική.

Όσο περισσότερο το καταλαβαίνει η διεύθυνσηπεριστατικό, το πιο προοπτικό ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων που επιλέγει. Όσοι επιθυμούν να δείξουν ένα ιδανικό παράδειγμα της κίνησης επιχειρηματικών εγγράφων στην οργάνωση γράφουν το δικό τους πληροφοριακό σύστημα.

Τα έγγραφα μπορούν να είναι πρωτογενή και δευτεροβάθμια. Οι τελευταίοι έχουν πάντα ιστορικό κίνησης εντός του οργανισμού.

Αναλύοντας την εφαρμογή της γνώσης σχετικά με το έγγραφο και τομπορείτε να αξιολογήσετε τα λειτουργικά χαρακτηριστικά της εταιρείας, τους κοινωνικοοικονομικούς δείκτες και τις παραμέτρους του χρόνου. Αυτό είναι σημαντικό τόσο για τους εταίρους όσο και για τους καταναλωτές.

Χαρτί, αλλά αποτελεσματικό ή ηλεκτρονικό, αλλά αποκτήθηκε

Η μοναδικότητα είναι ιδιόμορφη όχι μόνο στον άνθρωπο, αλλά και στον οργανισμό. Επιπλέον, κάθε άτομο εκτιμά την ατομικότητά του και προσπαθεί με κάθε τρόπο να τονίσει το φόρεμα, τη συμπεριφορά, την εκπαίδευσή του και ούτω καθεξής.

Μια εταιρεία που αγοράζει ένα έτοιμο πληροφοριακό σύστημα είναι ένα ιδανικό παράδειγμα κυκλοφορίας εγγράφων σε έναν οργανισμό που στερεί το δικό του πρόσωπο και υποχρεώνει τους υπαλλήλους να ντύνονται στα ρούχα των άλλων ανθρώπων.

Είναι καλύτερο να εμπιστευτείτε τους υπαλλήλους σας να συνεργαστούνχαρτοποιίας κατά παλιομοδίτικο τρόπο από το να τους επιβάλει μια τρίτη, αλλά σύγχρονη άποψη για τα έγγραφα και τη χρήση τους. Κάθε εργαζόμενος είναι ένα σημαντικό στοιχείο της λειτουργικότητας του οργανισμού, όχι ερευνητής της αποτελεσματικότητας των ιδεών και των σχεδίων άλλων ανθρώπων για τη διαχείριση εγγράφων από τρίτους.

Προτεραιότητες, δυναμική και λειτουργικότητα

Το εξωτερικό περίγραμμα της ροής εργασίας είναι πάντα περιορισμένο,Είναι ανεπιτήδευτο και έχει στατική σταθερότητα. Σε γενικές γραμμές, θα πρέπει να αποδίδει σημασία όχι περισσότερο από ό, τι του αξίζει. Για παράδειγμα, ποιο είναι το σημείο, «βάλτε την καρδιά σου» στις σχέσεις με τις φορολογικές αρχές, τους ρυθμιστικούς οργανισμούς και εταίρους. Είναι δυνατόν με κάποιο τρόπο να διαφοροποιήσουν την ανταλλαγή πληροφοριών με τις διαφημιστικές εταιρείες, αλλά τελικά γίνεται εγκόσμια στατική μορφή.

Προτεραιότητα του συστήματος επεξεργασίαςπληροφορίες, ένα σημαντικό μέρος της οποίας είναι πάντα η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων, δεν δημιουργεί αμφιβολίες. Αλλά πάντα και όλοι λυπάται για το χρόνο και τα χρήματα για να δημιουργήσουν το δικό τους σύστημα.

Συνδυασμός κλασικών επιλογών "one es" ή«Galaxy», που ποτέ δεν θα κάνουμε χωρίς «Ixelles» και ένα ζευγάρι των τριών μερών της τοπικής οικονομικής και λογιστικό λογισμικό, σε συνδυασμό με τη δική σας ιστοσελίδα για να έχουν ανατροφοδότηση και εγγράφων (παραγγελίες, παράπονα, προτάσεις, ...) από τους πελάτες και τους συνεργάτες - η συνήθης κατάσταση, το προσωπικό είναι συνεχώς απασχολημένος ρουτίνας, και δεν υπάρχει κανένα κόστος.

Η δυναμική της παραγωγικής διαδικασίας μπορείεξασφαλίζει μόνο την αποτελεσματική εφαρμογή της δικής του λειτουργικότητας. Μόνο σε μια τέτοια ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων σε έναν οργανισμό - ένα παράδειγμα προς μίμηση, και στο πλαίσιο των δικών τους επιχειρηματικών ιδεών - εξαιρετική δυναμική των βιομηχανικών, οικονομικών και κοινωνικών δεικτών.

Κανονισμός σχετικά με το σύστημα πληροφοριών του οργανισμού

Οποιοσδήποτε οργανισμός είναι ασύστημα πληροφοριών που προκύπτει και υπάρχει σε παρόμοιο περιβάλλον. Από το εξωτερικό, ο οργανισμός λαμβάνει έγγραφα, είναι επίσης απαραίτητο να δημιουργηθούν έγγραφα μέσα στην οργάνωση, μερικά από τα οποία είναι ρυθμισμένα και δεσμευτικά.

Ένα απλό χρονοδιάγραμμα για τη ροή εργασίας του οργανισμού -ένα παράδειγμα του πώς ο καθένας συνήθως κάνει. Κανονισμοί σχετικά με τους κανόνες εργασίας, την καθημερινότητα, τις ευθύνες των εργαζομένων - «Κανονισμοί για τα συστήματα πληροφοριών του οργανισμού» η συνήθης κανόνας των πραγμάτων, αλλά πολύ λίγοι άνθρωποι που εμπλέκονται στην ανάπτυξη των

Από αντικειμενική άποψη, οι διαχειριστέςοι οργανώσεις μπορούν να καθοδηγηθούν από οτιδήποτε, να γράψουν οποιεσδήποτε θέσεις και περιγραφές θέσεων εργασίας. Αλλά μόνο από το πόσο το εσωτερικό ρυθμιστικό οπλοστάσιο ικανοποιεί τις απαιτήσεις της πραγματικότητας, εξαρτάται η αποτελεσματικότητα και η πρακτικότητα αυτού του κανόνα.

Κανονισμοί σχετικά με τα έγγραφα και την κυκλοφορία τους

Το σύστημα κυκλοφορίας εγγράφων της επιχείρησης είναιαναπόσπαστο μέρος του τομέα πληροφοριών της εταιρείας, με αποτέλεσμα οι «Κανονισμοί για τη διαχείριση των εγγράφων» είναι ένα συμπλήρωμα των «κανονισμών για συστήματα πληροφοριών του οργανισμού,» αλλά είναι πολύ σημαντικό, και συνδέει όλα τα συστατικά της στοιχεία σε ένα ενιαίο πληροφοριακό σύστημα.

Εάν η διοίκηση σκοπεύει να δημιουργήσει ένα ιδανικόένα παράδειγμα κυκλοφορίας εγγράφων σε έναν οργανισμό, αυτό σημαίνει ότι ασχολείται πραγματικά με την ανάπτυξη μιας επιτυχημένης επιχείρησης, αποσκοπεί στην πραγματοποίηση κερδών και στη βελτίωση της ευημερίας των εργαζομένων.

Η ιδιαιτερότητα της τρέχουσας κατάστασης στον τομέα τηςαναπτυξιακών προγραμμάτων, ιδίως, στην πρώτη γραμμή στον τομέα της κατανεμημένης επεξεργασίας δεδομένων (παραδείγματα προγραμματισμού Internet), είναι ότι είναι σχεδόν αδύνατο να δημιουργήσει μια εφαρμογή για κινητά είναι αυτο-προσαρμογή.

Το καθήκον της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων σε έναν οργανισμό είναι ένα παράδειγμα μιας απλής αλλά αποκαλυπτικής. Εδώ η δυναμική είναι ιδιόμορφη:

• εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα.
• αλγορίθμους για την επεξεργασία εσωτερικών και εξωτερικών επιχειρηματικών εγγράφων.

Γράψτε κώδικα που μπορεί να ποικίλει ανάλογα με τις αλλαγές στα δεδομένα και τους αλγόριθμους είναι πολύ δύσκολο. Το κόστος του χρόνου και των πόρων δεν είναι διαθέσιμο σε κάθε οργανισμό.

Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων σε δυναμική

Οργάνωση της ροής εργασίας στην επιχείρηση στιςΤο παράδειγμα της εργασίας της ηλεκτρονικής παραλλαγής είναι πραγματικό, απλό, ενδεικτικό και πρακτικό. Η πολυπλοκότητα προκαλεί τη διαδικασία σχεδιασμού κώδικα που μπορεί να αλλάξει δυναμικά. Το πρόβλημα είναι επίσης ο χρόνος ανάπτυξης.

Η σειρά κυκλοφορίας εγγράφων στιςΠαράδειγμα οργάνωση που ανήκει στην Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία, Ομοσπονδιακή Υπηρεσία Μετανάστευσης, «Mail της Ρωσίας», και ούτω καθεξής. Ν. Επιπλέον, δεν είναι απαραίτητο να σχεδιάσουμε το σύστημα ακριβώς όπως είναι αρκετή για να βασιστεί η δομή και το περιεχόμενο των εγγράφων, να χρησιμοποιούν κοινή λογική επεξεργασία.

Στη συνέχεια, η ροή εργασίας στην οργάνωση = παράδειγμα +χαρακτηριστικά της δικής της επιχειρηματικής ιδέας. Στην πρώτη προσέγγιση, το αποτέλεσμα δεν θα ήταν πρακτικό, αλλά μόλις θα την υλοποίηση του πρώτου σταδίου της υλοποίησης των εργασιών, η απόφασή τους θα είναι μη αναστρέψιμη κύκλο και με δεόντως υπόψη τα αποτελέσματα που έχουν επιτευχθεί.

Δημιουργία ενός συστήματος πληροφόρησης σε θέση να χειριστεί δυναμικά μεταβαλλόμενες πληροφορίες - είναι πρώτα απ 'όλα τη δυναμική της διαδικασίας δημιουργίας.

Μέχρι να δημιουργηθεί ένας μηχανισμόςη κατάλληλη αλλαγή των εισερχόμενων, εξερχόμενων και εσωτερικών εγγράφων και ο κώδικας δεν θα είναι σε θέση να αλλάξει ανεξάρτητα χωρίς τη συμμετοχή του προγραμματιστή, δεν θα είναι δυνατόν να μιλήσουμε για το γεγονός της δημιουργίας ενός ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων.

Ωστόσο, για να καταλήξετε και να εφαρμόσετε το δικό σας σύστημα για να υποστηρίξετε πλήρως τις διαδικασίες πληροφόρησης της οργάνωσης είναι σαν να το κάνετε μια λαμπρή και τέλεια επιτυχία.