Ποια είναι τα καθήκοντα του γραμματέα

Προκειμένου να προσδιοριστεί σαφώςκαθήκοντα ενός γραμματέα, είναι απαραίτητο να γνωρίζουμε ποιος ακριβώς μιλάει. Μετά από όλα, αυτή η θέση μπορεί να προβληθεί σε διάφορες οπτικές γωνίες. Γνωστή, για παράδειγμα, βοηθοί διοίκησης ως υπάλληλος γραφείου, ο Γενικός Γραμματέας ως επικεφαλής (ο επικεφαλής της) μια συγκεκριμένη οργάνωση, ο υπουργός ως δημόσιος υπάλληλος, ο Γενικός Γραμματέας ως διπλωματικό πρόσωπο, γραμματέας του κεφαλιού ως υπάλληλος, και άλλες επιλογές. Τις περισσότερες φορές, αναφέροντας τη θέση, έχει κατά νου ο εργαζόμενος που εκτελεί εργασίες (εργασίες) ως διευθυντής της εταιρείας και των επιμέρους επικεφαλής των επιχειρηματικών μονάδων της. Αποδεικνύεται ότι τα επίσημα καθήκοντα του γραμματέως σε αυτή την περίπτωση περιορίζονται στην εκτέλεση ενιαίων εντολών για την επίλυση οργανωτικών και τεχνικών ζητημάτων.

Τι πρέπει να γνωρίζει ο γραμματέας και πρέπει να κάνει

Ο γραμματέας πρέπει να εκτελεί καθημερινά τις ακόλουθες λειτουργίες:

1. Λάβετε πληροφορίες από τους υφισταμένους για μεταφορά στον επόπτη.
2. Οργανώστε τον διαχειριστή τηλεφωνικής επικοινωνίας. Σε απουσία του, να λάβει πληροφορίες, και στη συνέχεια να την φέρει στην προσοχή του σκηνοθέτη.
3. Λήψη και τήρηση αρχείων τηλεφωνικών μηνυμάτων.
4. Για να δημιουργήσετε συνθήκες για την κανονική εργασία του κεφαλιού: να παρακολουθείτε την ανάγκη για αναλώσιμα γραφείου και εξοπλισμό γραφείου.
5. Βοηθήστε στην οργάνωση της παραγωγήςσυνεδριάσεις και συνεδριάσεις. Να φέρει στους συμμετέχοντες την ημερομηνία, τον τόπο και την ώρα του γεγονότος. Συλλέξτε τα απαραίτητα υλικά, εξασφαλίστε τη συμμετοχή των παρόντων και φυλάξτε τα πρακτικά της συνάντησης.
6. Να εκτελεί εργασίες γραφείου στην επιχείρηση. Για να γίνει αυτό, ο γραμματέας πρέπει να λάβει, να συστηματοποιήσει την εισερχόμενη αλληλογραφία και να την διαβιβάσει στη διοίκηση. Στη συνέχεια, με βάση την επιβαλλόμενη θεώρηση για τη μεταφορά εγγράφων σε εκτελεστές με κατάλογο. Τα καθήκοντα του γραμματέα περιλαμβάνουν επίσης τον έλεγχο της πορείας, του χρόνου και των αποτελεσμάτων της εκτέλεσης τους.
7. Εκτελέστε εργασίες για εκτύπωση και αναπαραγωγή εγγράφων.
8. Οργανώστε την υποδοχή επισκεπτών στον επικεφαλής της εταιρείας και, ει δυνατόν, δημιουργήστε τις προϋποθέσεις για την ταχεία επίλυση των ζητημάτων.

Προκειμένου να εκπληρώσει αυτές τις φαινομενικά απλές εργασιακές υποχρεώσεις ενός γραμματέα, ο εργαζόμενος πρέπει να γνωρίζει:

• όλη τη σύνθεση της διοίκησης της επιχείρησης και των διαρθρωτικών υποδιαιρέσεών της ·
• το χάρτη, το προσωπικό και τη δομή της επιχείρησης, το προφίλ της, τις αναπτυξιακές της προοπτικές και την εξειδίκευση της.
• κανονιστικά έγγραφα για την ορθή διεξαγωγή των εργασιών γραφείου ·
• κανόνες για τη χρήση μέσων εξοπλισμού γραφείου και επικοινωνιών ·
• κανόνες της BTW, OT, πυρασφάλειας και βιομηχανικής αποχέτευσης ·
• κανόνες της οργάνωσης της εργασίας στο χώρο εργασίας ·
• κανονιστικές και νομικές πράξεις, παραγγελίες, αποφάσεις, εντολές σχεδιασμού, λογιστική και ποιοτική διαχείριση των εργασιών.

Ειδικότητα του υπαλλήλου

Αν είναι πιο συγκεκριμένη, στενήεξειδίκευση, η κατάσταση είναι κάπως διαφορετική. Πάρτε, για παράδειγμα, τα επίσημα καθήκοντα του γραμματέα γραφείου. Στον τίτλο της θέσης, η πτυχή του έργου που εκτελείται είναι σαφώς καθορισμένη. Συνήθως σε κάθε επιχείρηση υπάρχει ήδη επίσημη οδηγία, στην οποία αναφέρονται οι οδηγίες του ειδικού στην τήρηση αρχείων. Εάν δεν υπάρχει τέτοια εντολή, τότε είναι καλύτερο να το δημιουργήσετε. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε τον οδηγό προσόντων, ο οποίος έχει κατά προσέγγιση δείγματα. Μετά από αυτό, η τυπική έκδοση πρέπει να οριστικοποιηθεί για τον συγκεκριμένο οργανισμό, λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητες και τα εσωτερικά χαρακτηριστικά. Γενικά, τα καθήκοντα του γραμματέα πρέπει σαφώς να εντοπίζονται σε τρεις κύριους τομείς:

1. Εργασία με την αλληλογραφία. Υποδοχή, επεξεργασία με σύγχρονους τρόπους και έγκαιρη αποστολή.
2. Η σωστή συντήρηση της εσωτερικής τεκμηρίωσης.
3. Εγγραφή, αυστηρή λογιστική και μεταφορά εγγράφων στο αρχείο για φύλαξη.

Χαρακτηριστικά του έργου του αναφορέα

Σε ορισμένες επιχειρήσεις, όπωςμια θέση που περιλαμβάνει ένα ευρύ φάσμα ευθυνών: από το "help desk" μέχρι τον "βοηθό διευθυντή". Ένας τέτοιος εμπειρογνώμονας πρέπει να έχει ένα ευρύ φάσμα γνώσεων και μια καλή διοίκηση της κατάστασης. Τα επίσημα καθήκοντα του γραμματέα του δημοσιογράφου επεκτείνονται ελαφρά σε σχέση με την αύξηση της εξουσίας. Γενικά, αυτή είναι η συνηθισμένη δουλειά του γραμματέα, αλλά η λέξη "referent" κάνει κάποιες προσθήκες στον πρότυπο κατάλογο. Συγκεκριμένα, ο γραμματέας-αναθεωρητής μπορεί να δέχεται ανεξάρτητα επισκέπτες σε ορισμένα θέματα. Διαθέτοντας ορισμένες πληροφορίες, είναι σε θέση να πάρει τις δικές του αποφάσεις. Επιπλέον, ο αναπληρωτής εκτελεί υπεύθυνες εργασίες του επικεφαλής σχετικά με τις οικονομικές δραστηριότητες του οργανισμού (επιχείρηση). Μερικές φορές ο αναπληρωτής γραμματέας είναι υπεύθυνος για τη διατήρηση της διαχείρισης αρχείων προσωπικού. Αυτό γίνεται μόνο όταν το συνολικό ποσό της εργασίας σας επιτρέπει να εκτελέσετε πρόσθετα καθήκοντα.

</ p>